Struktur organisasi adalah susunan unit kerja yang ada disuatu unit bengkel. Dengan adanya struktur organisasi, kita dapat melakukan pembagian kerja dan bisa mengatur bagaimana suatu kegiatan dapat dijalankan dengan baik. Selain itu kita juga dapat melihat beberapa spesialisasi pekerjaan, saluran perintah, maupun penyampaian laporan.
dalam struktur tersebut terdapat hubungan antar unit dan posisi yang ada didalamnya. Hubungan tersebut memiliki keterikatan satu sama lain yang pada akhirnya akan berpengaruh pada bengkel tersebut.
FUNGSI STRUKTUR ORGANISASI PADA BENGKEL
Struktur organisasi dalam bengkel ini dibuat dengan alasan agar semua karyawan dapat bekerja sesuai dengan tugas dan keahlian masin-masing. Selain itu juga agar semua dapat menjalankan pekerjaan sesuai tanggung jawab dan jabatan yang dimiliki. Berikut ini beberapa fungsi pentingnya struktus organisasipada bengkel
KEJELASAN KEDUDUKAN DAN KOORDINASI
Dengan kejelasan kedudukan dari masing masing anggota. dengan begitu dapat memperjelas alur komunikasi antar tim. Komunikasi dibutuhkan untuk menghindari miskomunikasi yang dapat memberi dampak negatif dalam pengembangan bengkel tersebut
KEJELASAN TANGGUNG JAWAB KERJA
Setiap karyawan bengkel memiliki tanggung jawab dan tugas yang berbeda antara yang satu dengan yang lain. Jika setiap karyawan mempunyai kewenangan yang sama maka akan terjadi tumpang tindih jabatan yang akan memperlambat kinerja bengkel tersebut
KEJELASAN HUBUNGAN
Salah satu fungsi struktur organisasi adalah kejelasan dalam jalur hubungan. Dalam melakuakan tugas dan tanggung jawabnya, harus dapat berhubungan satu dengan yang lainnya.
PENGENDALIAN DAN PENGAWASAN
Dengan adanya struktur organisasi, pemilik bengkel daat mengawasi para karyawannya. Dengan begitu pemimpin dapat melakukan evaluasi kinerja para karyawan sesuai dengan tugas dan kewajiban masing-masing.
DESKRIPSI JABATAN DI BENGKEL
Struktur organisasi bengkel terdapat pembagian jabatan. Jabatan tersebut mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda di setiap unitnya.Berikut pembagian jabatan dalam bengkel:
OWNER BENGKEL
Banyak sekali owner bengkel yang ikut serta turun langsung dalam mengelola bisnis bisnis bengkelnya. Alasan yang sering diberikan adalah agar dapat mengawasi kinerja karyawannya. Alasan tersebut wajar karena owner atau pemilik bertanggungjawab penuh atas keberlangsungan usaha mereka. Selain itu owner juga memiliki tugas untuk mengembangkan usaha, menemukan peluang dan terobosan baru serta memperluas area pemasaran. Beberapa tugas owner yang lain adalah
- meningkatkan sumber daya yang ada
- membuat kebijakan tata tertib bengkel
- meningkatkan produktivitas kerja karyawan
- menegur, memberi arahan , memberi reward kepada karyawannya
KEPALA BENGKEL
Minimal berpendidikan S1 teknik mesin,tapi kalau tidak ada harus memahami produk mesin kendaraan dan accessorisnya serta mempunyai minat dan pengetahuan yang tinggi terhadap usaha perbengkelan.
Kepada bengkel mempunyai beberapa tugas antara lain:
- mengelola seluruh kegiatan bengkel dengan tujuan meningkatkan mutu serta pelayanan sesuai dengan SOP yang berlaku.
- menjaga dan meningkatkan mutu pelayanan bengkel
- mengontrol stok gudang
- pembinaan dan pengembangan kualitas bengkel
- mengevaluasi pelaksanaan sistem dan prosedur bengkel
- memantau pengelolaan limbah padat, cair, gas dilingkungan bengkel
KEPALA ADMINISTRASI
Kepala administrasi mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu membuat perencanaan sumber dan penggunaan keuangan secara efektif dan efesien dengan tujuan mengoptimalkan keuntungan, mengatur, mengawasi keuangan perusahaan. selain itu tugas lain dari kepala administrasi adalah
- Mencetak kontrak kerja untuk kerjasama
- Memonitor batas waktu pembayaran
- melakukan kegiatan administrasi perpajakan
- melakukan administrasi account receivable (AR)
INSTRUKTUR SERVICE
Tugas instruktur sevice adalah
- mengembangkan technical skill dari para mekanik, foreman, service advisor.
- menganalisa job return
- membantu personel bengkel dalam mengalami masalah bengkel
- menganalisa dan mengontrol perawatan peralatan yang ada di bengkel
SERVICE ADVISOR
Tugas service advisor adalah melayani kebutuhan pelanggan yang datang dan keluar bengkel. Selain itu ada beberapa tugas lain yaitu
- menganalisa kerusakan dan memeriksa kendaraan serta menjelaskan hasil pemeriksaan tersebut kepada pelanggan
- Mencatat semua keluhan pelanggan mengenai kondisi kendaraannya
- membuat perintah kerja bengkel
- menjelaskan estmasi biaya dan waktu perbaikan kepada pelanggan
- memeriksa dan mengecek perbaikan kendaraan apakah sesuai perintah kerja bengkel
- melakukan test drive dan memeriksa part bekas yang diganti
- menyerahkan kembali kendaraan kepada pelanggan
- menignatkan pelanggan untuk service sekcara berkala
PARTMAN
Beberapa tugas partman antara lain:
- melakukan order spare part
- mencatat order atau permintaan yang tidak dapat terpenuhi
- menerima dan mengecek part datang sesuai dengan yang diorder dan dalam kondisi yang baik
- menjaga kebersihan dan kerapian stok digudang
- mengatur dan menata layout digudang suapaya mempermudah pencarian barang
- melakukan stock opname secara berkala
- membuat claim dan retur sparepart yang rusak atau yang jumlahnya kurang dalam penerimaan kepada supliyer
- memberikan saran dan usulan kepada kepala bengkel mengenai masalah spare part dan solusinya
- membuat laporan register, filling dan pekerjaan yang sesuai dengan bidang kerjanya
KOORDINATOR
Dalam struktur organisasi bengkel membutuhkan seorang koordinator. tugas dan tanggung jawab koordinator antara lain:
- menerima telepon atau panggilan dari pelanggan yang melakukan sevice
- melakukan pencatatan data pelanggan beserta dengan keluhannya
- memeriksa hasil kerja mekanik untuk selanjutnya di follow up kepada pelanggan
- mengecek dan memperbaharui notifikasi untuk memonitor pekerjaan
- mengecek ulang service order
- melakukan pencatatan penagihan dan pembayaran pada komputer
- mencetak faktur yang dibuat oleh mekanik
- menerima pembayaran mekanik sesuai dengan laporan
- menyerahkan hasil pembayaran kepada kasir
ADMINISTRASI BILLING SERVICE
Admin billing service mempunyai tugas antara lain
- menerima perintah kerja bengkel yang selesai diproses oleh bengkel
- melakukan pekerjaan billing invoice yang telah dinyatakan selesai oleh service advisor
- membuat kwitansi manual
- memonitoring pekerjaan yang belum selesai
- membuat laporan mingguan dan bulanan, faktur pajak, memo pembebanan dan lain lain
- memelihara kerapian dan kebersihan tempat kerja
GUDANG
Bisa diiambil dari lulusa SLTA sederajat dengan syarat memiliki pengetahuan mesin yang baik,menyukainya dan mampu membedakan tipe dan fungsi sparepart,dan harus pandai nego dengan pemasok / suplier
Beberapa tugas gudang adalah:
- menjaga ketersediaan bahan yang dibutuhkan oleh mekanik
- memberikan barang dan bahan yang dibutuhkan oleh mekanik sesuai dengan permintaan yang tertulis dalam perintah kerja bengkel
- membuat permintaan permbelian bahan dan barang yang dibutuhkan oleh bengkel
- menerima kiriman barang dari suppliyer dan dan menatanya di gudang
- memproses order pembelian bahan, surat penerimaan gudang dan bukti pencatatan hutang
- membuat memo yang dipakai dalam bengkel
- memelihara dan menjaga kebersihan tempat kerja
KEPALA MEKANIK
Kepala mekanik atau foremen mempunyai tugas dan tanggung jawab antara lain:
- mendistribusikan job dari service advisor kepada mekanik
- mengawasi pekerjaan para mekanik apakah sesuai dengan yang ditentukan
- membantu menyelesaikan masalah mekanik yang mengalami kesulitan serta menjelaskan tentang oermasalahan yang tengah dihadapinya
- mendukung penyediaan suku cadan dan peralatan mekanik
- membuat laporan tentang hasil pekerjaan mekanik dan menyerahkannya kepada atasan
- memeriksa hasil pekerjaan mekanik apakah sesuai dengan perintah kerja bengkel
- menjelaskan kondisi kendaraan kepada pelanggan setelah diperbaiki
- melakukan test drive kendaraan yang telah selesai diperbaiki
MEKANIK
Struktur organisasi adalah susunan
Struktur organisasi adalah susunan
Dasar kerja mekanik adalah memeriksa, memperbaiki dan menguji kendaraan ringan, sedang dan berat atau perlengkapan konstruksi ringan, sedang dan berat.
Tugas dan tanggung jawab mekanik adalah sebagai berikut:
- mengerjakan perbaikan serta perawatan kendaraan sesuai dengan perintah kerja bengkel sesuai dengan standart pekerjan yang berlaku
- mencatat pekerjaan di perintah kerja bengkel dan mencatat waktu kerja( waktu mulai dan selesai) pada kertas pekerjaan atau check sheet untuk menentukan flare rate
- memeriksa kembali hasil pekerjaannya dan penyerahkan perintah kerja bengkel kepada kepala mekanik untuk dilakukan pengecekan
- memeliha kebersihan peralatan kerja, menjaga kerapian dan kebersihan tempat kerja
KASIR
Minimal lulusan SMK jurusan admin/ akuntansi perkantoran/penjualan,bisa membuat daftar inventaris dan laporan penjualan harian sederhana,laporan keuangan sederhana,sekaligus melakukan tugas transaksi di meja pembayaran.
Pilihlah orang yang jujur,teliti untuk menghindari penyalahgunaan keuangan,dan mampu berbahasa inggris pasif.
Kasir mempunyai tugas antara lain:
- melakukan penagihan dan penarikan dana yang berupa piutang perusahaan
- membuat laporan pajak sesuai dengan kewajiban
- menerima pembayaran hasil dari service mobil
Standar Pelayanan
Dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan, bengkel memiliki standar pelayanan untuk karyawan bengkel dan mekanik yang harus diberikan pada setiap interaksi dengan pelanggan. Hal ini mencakup seluruh standar pelayanan service mulai dari customer service spirit, service business process, serta hal-hal apa saja yang harus dilakukan oleh masing-masing karyawan ataupun mekanik. pelayanan mulai dari penerimaan kendaraan hingga penyerahan kendaraan yang telah selesai diservis. hal in dilakukan agar para pelanggan menjadi puas dan selalu loyal terhadap kita walaupun sekrang sudah banyak bengkel-bengkel yang ada diluar sana. Standar pelayanan ini dilakukan dengan tujuan dapat meningkatkan omzet dan pendapatan daripada bengkel tersebut.sehingga bengkel kita akan dapat berkembang dan bersaing ditengah banyaknya persaingan sengit dan juga diharapkan mampu menarik minat pelanggan yang baru.
Demikian informasi yang dapat penulis sampaikan.semoga informasi ini dapat membantu anda yang sedang menyusun struktur organisasi bengkel.
